اخبار > سامانه "Help Desk "، برای ارتقای صحت، دقت و سرعت امور فناوری اطلاعات راه اندازی شد

مدیر واحد آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه علوم بهزیستی و توانبخشی، از راه اندازی سامانه Help Desk  در راستای ارتقای صحت، دقت و سرعت در انجام امور مربوط به فناوری اطلاعات خبر داد.

   مهندس" فاطمه اسکروچی" با اعلام این خبر به خبرنگار وبدای دانشگاه علوم بهزیستی و توانبخشی، افزود: استفاده از این سامانه که نیاز به همکاری و توجه تمامی کارکنان و کاربران  دارد، همه اموری که به نوعی از مدیریت IT درخواست می شود را در یک سیستم منظم که صحت ، دقت و سرعت انجام امور را افزایش خواهد داد، قرار می دهد.

   وی ادامه داد: وقتی درخواست ها از طریق سامانه Help Desk  ارائه شوند، کارشناسان موظف به پاسخگویی و اجرای دقیق و سریع آن درخواست می شوند چرا که این سامانه، تمامی فعالیت های انجام شده و یا در حال انجام را نشان می دهد و قابل رصد و نظارت توسط مدیر مربوطه می باشد، ضمن آنکه سوابق ثبت شده از فعالیت های گذشته بر روی هر سیستم، می تواند کارشناسان بخش IT  را در پیگیری های بیشتر و با کیفیت تر بعدی، کمک کند.

   مدیر واحد آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه تصریح کرد: همواره خودکارسازی فرآیند ایجاد، توزیع و پیگیری درخواست‌های فناوری اطلاعات و خدمات ارائه شده توسط واحدهای فناوری اطلاعات، یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران و متولیان IT بوده که این سامانه آن را امکانپذیر کرده است.

   وی همچنین توضیح داد: بکارگیری Help desk، کم شدن حجم تماس های تلفنی جهت انجام امور مربوط به IT ، کم شدن دغدغه های فکری درخواست کنندگان  (ناظر بر اقدام ها و کار کارشناسان) ، حفظ تاریخچه روند اجرای یک روال و کاهش حجم درخواستهای کاربران با وجود مرجعی برای مراجعه و یافتن مشکلات و روش حل آنها (دانش نامه)  را سبب می شود.

   مهندس اسکروچی ادامه داد: ضمن آنکه از بیشترین درخواستهای کارکنان، نوع خدمات و کالاهای درخواستی و بخش های درخواست کننده، مطلع می شویم .

   وی همچنین  گفت: این سامانه، بهترین کارشناسان IT را که در پاسخگویی به درخواست ها فعال می باشند و میزان رضایتمندی کاربران از چگونگی خدمات دهی آنان را مشخص می کند.

   وی افزود: از اطلاعات ثبت شده در نرم افزار، برآورد دقیقی از هزینه خدمات، آمار دقیقی از میزان قطعات استفاده شده مانند RAM, CPU  و آمار دقیقی از فهرست دارایی های نرم افزاری، سخت افزاری، و شبکه IT  دانشگاه، قابل نتیجه گیری است.

   مدیر واحد آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه، در تشریح  روش کار با این سامانه، گفت: اعلام درخواست و بررسی و تایید انجام درخواست از سوی درخواست کنندگان و در ادامه این فرآیند، بررسی و رفع خطاها و تعیین تکلیف درخواستها و ارائه گزارشهای دوره ای از فعالیت های پشتیبانی کارشناسان IT  به سرپرستان، توسط  کارشناسان IT ،  در مرحله اول این فرآیند قرار دارد.

   بگفته وی، اجرای این مرحله، دارای مزایایی همچون " پیگیری آسان درخواست ها و امکان تایید کار کارشناسان IT، اطلاع از آخرین وضعیت بررسی درخواست ها ، افزایش دقت و سرعت در ارسال درخواست ها، مشخص بودن مدت زمان جوابگویی کارشناس IT  به پرسنل ، امکان پاسخ دهی به درخواست کنندگان و حفظ سابقه ، افزایش سرعت و دقت در پاسخ دهی و کاهش ارتباطات غیرضروری با سایر کاربران " است .

   وی ادامه داد: پس از بررسی درخواست ها توسط کارشناسان IT، " توزیع خودکار درخواست ها بین کارشناسان پشتیبان مربوط به آن نرم افزار یا کارشناسان دیگر، پیگیری ساده و ماتریسی فعالیتهای پشتیبانی، افزایش سرعت و دقت در ارائه گزارشهای دوره ای و آماری ، امکان بهبود فرآیندهای پشتیبانی به کمک آمارها و گزارشهای دریافتی از نرم افزار ، کمک در تصمیم گیری و اطلاع از آخرین وضعیت فعالیت های خدمات پشتیبانی دانشگاه " از وظایف مدیر IT  است که در قالب بکارگیری نرم افزار Help Desk، اجرا می شود.

   مدیر IT  دانشگاه تصریح کرد: با اجرای این مرحله که توسط مدیر IT  انجام می شود، ارائه گزارشهای دوره از فعالیت های تحت سرپرستی ، پیگیری و نظارت بر کار کارشناسان ، بررسی وضعیت جاری فعالیت های خدمات پشتیبانی و گارانتی و همچنین تحلیل هزینه و نظارت بر کار کارشناسان ، امکانپذیر است.

   مهندس اسکروچی با تاکید بر همکاری تمامی همکاران و اعضای هیات علمی دانشگاه ، برای استقرار کامل سامانه Help Desk  در دانشگاه ، گفت: آموزش تمامی کارشناسان IT درخصوص سامانه help desk، انتقال اطلاعات تمامی همکاران و اعضای محترم هیات علمی از اتوماسیون اداری به help desk، انتقال اطلاعات اموال مربوط به واحد فناوری اطلاعات تمامی همکاران و اعضای هیات علمی از نرم افزار تعهدی به help desk، بازسازی و مرتب سازی اطلاعات منتقل شده در نرم افزار، از جمله مراحل استقرار سامانه  Help Desk  بود.

   وی همچنین در پایان این گفت وگو، با اشاره به وجود 490 پرسنلی که در دانشگاه فعالیت می کنند خاطرنشان کرد: راه اندازی فرم خود اظهاری برای واقعی کردن اطلاعات اموالی که دراختیار همکاران قرار دارد به همراه نوشتن راهنمای تکمیل کردن آن و اطلاع رسانی از طریق نامه و سیستم پیام به کل دانشگاه  و پیگیری های مکرر آن توسط کارشناسان مربوطه و قرار دادن شماره تلفن داخلی 443 برای راهنمایی جهت پر کردن اطلاعات از دیگر اقداماتی بود که برای استقرار سامانه Help Desk  انجام شده است.

تمام //

تهیه و تنظیم خبر: نعیمی پور